Periodificación de Pedido de Compras con Accrual Engine – SAP S/4HANA On-Premise – Parte 1/3

 

Gestión de periodificaciones con Accrual Engine

Gestión de periodificaciones significa contabilidad de gastos en el período en que se han incurrido, independientemente de cuándo se han contabilizado realmente.

Accrual Engine es la tecnología subyacente para la gestión de periodificaciones.

En este blog vamos a ver periodificación utilizando la nueva aplicación Periodificaciones de Pedidos de Compras.

Contexto

En cuanto haya deudas con un tercero, por ejemplo, con un proveedor, pero los costes relacionados aún no se hayan contabilizado, se deben contabilizar las periodificaciones.

La contabilización de periodificaciones anticipadas suele ser una actividad de cierre del período porque a menudo no se sabe hasta qué punto se requieren periodificaciones.

Al contabilizar periodificaciones en el sistema, los costes relevantes se asignan al período fiscal en el que se produjeron.

Funcionamiento del Accrual Engine en Periodificación de Pedidos

• Con la nueva aplicación “Purchase Order Accruals”, es posible calcular y contabilizar automáticamente las periodificaciones de pedidos de compras.
• Esta nueva funcionalidad se basa en el Accrual Engine de SAP S/4HANA que ofrece opciones flexibles de Customizing para el cálculo y la contabilización de las periodificaciones.
• Opcional: Se puede activar un proceso de revisión y/o aprobación para los importes de periodificación mensuales en Customizing.
• Hay transacciones disponibles para la supervisión, revisión y aprobación de periodificaciones.

Principio Básico

Al final de cada período fiscal, la aplicación “Purchase Order Accruals” calcula los importes de periodificación para las posiciones de pedido evaluando los datos plan en la posición de pedido.

Por ejemplo, el plan de entregas con sus fechas de entrega planificadas determina los costes planificados acumulados que se han planificado que se hayan producido a partir de la fecha de creación del pedido hasta el final de este período.

Nota: También es posible utilizar otros datos como entradas de mercancías no valoradas como datos plan.

Al final de cada período, el sistema asume que estos costes plan acumulados reflejan la realidad

Si al final del período los costes reales acumulados son inferiores a los costes plan acumulados, el sistema propone la diferencia como importe de periodificación.

Dado que el importe de periodificación propuesto al final de cada período se basa en un supuesto, por defecto se activa un proceso de revisión para esos importes de periodificación (o para los costes planificados) en la Configuración.

Contabilización de Periodificaciones: 

• El cálculo, la revisión y la contabilización de periodificaciones se realizan en el nivel detallado de posiciones de pedido individuales.
• El objetivo es determinar los importes de periodificación de forma fiable, reproducible y auditable.
• La alternativa sería, por ejemplo, estimar aproximadamente los importes de periodificación basados en datos históricos. Este enfoque puede ser aplicable, pero en general las cantidades estimadas de este modo no son fiables.

Casos de uso para periodificaciones: Posición de pedido sin EM valorada

1. Compra de material de consumo o servicios, sin entradas de mercancías

• No hay ningún registro de las entradas de mercancías en el sistema.
• En este caso, se proponen las periodificaciones.

a) En función del plan de entregas indicado en la posición de pedido: Todas las entregas planificadas con una fecha de entrega en el pasado se suponen como recibidas.

b) O bien mediante un enfoque lineal, es decir, una linealización del valor total de la posición de pedido entre la fecha de inicio y la fecha de fin.

Nota: Los dos campos de fecha de inicio y de fin son visibles en las pantallas de pedido si la posición de pedido tiene el tipo de posición Límite ampliado. En este caso, no se puede introducir ningún plan de entregas en la posición de pedido.

2. Compra de material de consumo o servicios, con entradas de mercancías no valoradas

• La cantidad del material o servicio recibido se ha registrado en el sistema mediante entradas de mercancías no valoradas: No valorada significa que no se han contabilizado costes en la entrada de mercancías.
• En este caso, las periodificaciones se proponen en función de la cantidad registrada por las entradas de mercancías no valoradas multiplicadas por el precio neto indicado en la posición de pedido. Nota: Utilice el Método de Periodificación PLN_DSNVGR para lograr este comportamiento.

Casos de uso para periodificaciones: Posición de pedido con EM valorada

3. Compra de material de consumo, con contabilizaciones de entrada de mercancías valoradas

La entrada de mercancías (EM) valorada contabiliza los costes como la cantidad introducida multiplicada por el precio neto de la posición de pedido.

En este caso, las periodificaciones solo son necesarias si la EM no se ha contabilizado a pesar de que el material ya se ha recibido. Por este motivo, el sistema propone las periodificaciones en función del plan de entregas indicado en la posición de pedido: Todas las entregas planificadas con una fecha de entrega en el pasado se suponen como recibidas. Los costes contabilizados por las EM se tienen en cuenta, por supuesto, en las periodificaciones propuestas.

4. Compra de servicio, con contabilizaciones de hojas de entrada de servicios

Una hoja de entrada de servicios contabiliza los costes como una entrada de mercancías valorada.

Por lo general, no hay ningún plan de entregas disponible en la posición de pedido. En este caso, las periodificaciones se proponen según un enfoque lineal: el valor total de la posición de pedido se distribuye linealmente entre la fecha de inicio y de fin de la posición de pedido.

Nota: Los dos campos de fecha de inicio y de fin son visibles en las pantallas del pedido si la posición de pedido utiliza el enfoque de servicios simplificados: El grupo de tipo de producto es 2 “Servicio”.

Pasos principales del proceso

Creación de un pedido en el componente de aplicación Purchasing MM-PUR, por ejemplo, mediante la transacción “Create Purchase Order” (ME21N).

• • Cada pedido se transfiere automáticamente al Accrual Engine. Esto sucede según las parametrizaciones de Customizing que controlan si se contabilizarán las periodificaciones y cómo. En el Accrual Engine, se crea un objeto de periodificación para cada pedido.
  • Caso especial – Carga de datos inicial: Al implementar el componente de aplicación Periodificaciones de pedido, debe transferir los pedidos existentes una vez en el Accrual Engine de su sistema productivo.
    Puede hacerlo utilizando la transacción “Transferir pedidos a Accrual Engine” (POAC_MM2ACE_TRANSFER).

Visualizar objetos de periodificación:

• Para cada pedido, puede visualizar los importes de periodificación mensuales que calcula el sistema utilizando la transacción “Periodificaciones para pedidos: Visualizar objetos de periodificación” (POACTREE03).
• Opcional: Proceso de revisión y aprobación al final de cada período fiscal:
  • Al final de cada período fiscal, un encargado puede ajustar los importes de periodificación (o costes planificados) que el sistema propone para el período fiscal actual.
  • Como requisito previo, los importes de propuesta deben generarse para el período fiscal indicado mediante la transacción ACEPROPOSALRUN.
  • La revisión se puede realizar mediante las transacciones “Revisar mis periodificaciones de pedido” (FACRARVWBU, para gestión de pedidos) o “Revisar mis periodificaciones de objetos de coste” (FACRARVWCO, para control de gestión). La revisión incluye la posibilidad de ajustar manualmente los importes de periodificación que propone el sistema.
  • Como alternativa o además de la revisión, se puede realizar una aprobación utilizando la transacción “Aprobar periodificaciones periódicas” (FACRAAPPRVGL).
  • La diferencia entre la revisión y la aprobación es que, en caso de que solo esté activa la revisión, el sistema contabilizará los importes de periodificación propuestos aunque no se haya realizado ninguna revisión. Pero si la autorización está activa, solo se contabilizarán los importes de periodificación que se hayan autorizado.
• Contabilizar periodificaciones al final de cada período contable:
  • Los importes de periodificación se contabilizan, por ejemplo, con la transacción “Ejecución de contabilización periódica” (ACEPOSTINGRUN).

Visión General de la Arquitectura

 

Estructura de datos en Accrual Engine: Objetos de periodificación para pedidos

En la aplicación Periodificaciones de pedido,

• Un objeto de periodificación representa un pedido.
• Un subobjeto de periodificación representa una posición de pedido que se subdivide
  en función de las imputaciones proporcionadas en el pedido:

 

Asignación entre pedido y objeto de periodificación

¿Para qué posiciones de pedido se necesitan periodificaciones?

• Las periodificaciones se deben contabilizar para los costes que ya se han incurrido pero que aún no se han contabilizado en Contabilidad.
• Como consecuencia, las periodificaciones solo son relevantes para las compras en las que se producen costes. Casos de uso:
  • Compra de productos que se utilizan directamente, por ejemplo, materiales de oficina.
  • Compra de servicios que se reciben durante un período de tiempo; por ejemplo, consultoría de TI.
• Las posiciones de pedido correspondientes suelen tener una imputación adicional, como un centro de coste.
• Las periodificaciones normalmente no son relevantes para la compra de
  • Productos que se colocan en stock, por ejemplo, materia prima que más tarde se utilizará para fabricar otros productos.
  • Productos que representan un activo fijo, por ejemplo, un portátil. Su valor se contabiliza en una cuenta de balance. Los costes se producirán más adelante durante las contabilizaciones de amortización.

Customizing para Periodificaciones de Pedidos

• Antes de que los pedidos se puedan transferir al Accrual Engine, debe realizar parametrizaciones de Customizing específicas.
  Entre otras cosas, las parametrizaciones de Customizing determinarán el siguiente comportamiento:
  • ¿Qué pedido (posiciones) se periodificará?
  • ¿Qué algoritmo se utilizará para una posición de pedido determinada para qué normas de presentación de cuentas/ledgers?
  • ¿Se requiere una revisión y/o aprobación manual de los importes de periodificación al final de cada período?
  • ¿Qué cuentas de periodificación se utilizarán en las contabilizaciones de periodificación?
• Puede realizar las actividades de customizing relevantes utilizando el árbol IMG de Gestión de Periodificaciones, la transacción ACEIMG o en el árbol IMG, la transacción SPRO:

“Periodificaciones manuales” es una funcionalidad independiente: las actividades de Customizing relacionadas no son necesarias si desea utilizar solo “Periodificaciones de pedidos”.

 

Las parametrizaciones de customizing para Periodificaciones de Pedidos constan de dos partes principales:

1. Parametrizaciones de customizing para el Accrual Engine: Dado que las periodificaciones de pedido de la aplicación se basan en el Accrual Engine, estas opciones son un requisito previo para las opciones de customizing de las periodificaciones de pedido.
Importante: Accrual Engine es una herramienta genérica. No todas las parametrizaciones de customizing disponibles son relevantes si desea utilizar el Accrual Engine solo para periodificaciones de pedido.

 

2. Parametrizaciones de customizing que son específicas para las Periodificaciones de Pedido.

 

Ambos pasos se encuentran en la transacción “Gestión de Periodificaciones: IMG” (ACEIMG).

 

Accrual Engine : Cómo se calculan los importes de periodificación periódica

De acuerdo con IFRS, las periodificaciones se pueden contabilizar si existe una deuda potencial con alguna entidad legal “externa” (por ejemplo, a un proveedor).

La lógica/algoritmo sobre cómo se debe determinar esta deuda y el importe de periodificación relacionado es específica para cada caso de uso.

El Accrual Engine soporta en general todos los algoritmos potenciales: Los métodos de periodificación y sus métodos de clase ABAP relacionados son configurables, de esta manera es posible desarrollar algoritmos definidos por el cliente además de los algoritmos que SAP suministra como parametrizaciones de customizing por defecto.

El accrual engine soporta especialmente el siguiente procedimiento: Las periodificaciones se calculan en un enfoque de tres pasos:

• El sistema calcula los importes: costes planificados y costes reales en el siguiente sentido:
  • El importe que ya se ha «recibido».
    Por ejemplo, el importe del servicio que se ha recibido o las mercancías entregadas por un proveedor para una posición de pedido hasta una fecha clave determinada. La aplicación Periodificaciones de pedido utiliza por defecto el plan de entregas de la posición de pedido para calcular este importe. En otras palabras, el sistema asume que las entregas realmente se han recibido en las fechas tal y como estaban planificadas en el plan de entregas. Estos importes se almacenan en el Accrual Engine en una clase de posición de periodificación que se denomina Costes planificados.
  • Independientemente de los costes planificados, el sistema calcula los costes reales que ya se han contabilizado.
    Por ejemplo, en el caso de entradas de mercancías no valoradas, los costes reales se contabilizan mediante la factura de proveedor. De este modo, el sistema selecciona todas las facturas que tienen una fecha de contabilización anterior a la fecha clave. Estos importes se almacenan en el Accrual Engine en una clase de posición de periodificación que se denomina Costes reales.

El sistema calcula el importe de periodificación como Coste Plan menos Coste Real:

• La diferencia entre los costes planificados y reales representa la deuda con el proveedor; por supuesto, solo si esta diferencia (plan menos real) es mayor que cero: El sistema calcula esta diferencia y la almacena en un tipo de posición de periodificación que se conoce como Periodificaciones (ACCRL).

Customizing – Clases de Posición de Periodificación:periodificaciones como plan menos real

• Si sigue el enfoque en tres pasos (que es el procedimiento estándar recomendado), debe definir los siguientes tipos de posición de periodificación para garantizar que el Accrual Engine calcule los importes de periodificación para cada período utilizando el algoritmo correcto:
• Una clase de posición de periodificación que calcule los costes planificados de la posición de pedido (basada en la imputación) para cada período:
  • Los costes planificados se calculan en función del plan de entregas, por ejemplo. Al tratar con servicios, también puede aplicar una distribución equitativa del importe neto de la posición de pedido durante un período de tiempo específico (enfoque lineal).
• Una clase de posición de periodificación que calcule los costes reales de la posición de pedido (basada en la imputación) para cada período:
  • Los costes reales se
    • las contabilizaciones de entrada de mercancías, si se utilizan entradas de mercancías valoradas para esta posición de pedido; o
    • las contabilizaciones de la factura de proveedor, si no hay entradas de mercancías o no son valoradas

• Un tipo de posición de periodificación para las periodificaciones: este tipo de posición de periodificación se debe configurar para que sea el resultado de los costes planificados menos los costes reales (pero siempre queda un importe positivo). Esto significa que si el importe real es mayor que el importe planificado, el sistema fijará el importe de diferencia en cero.

Transferencia de posiciones de pedido al Accrual Engine: Resumen

• Cuando se crea un pedido (posición) en MM, por ejemplo, mediante la transacción ME23N, el sistema determina si las periodificaciones son potencialmente relevantes para él.
• En caso afirmativo, el sistema crea un (sub)objeto de periodificación para el pedido (posición) en el accrual engine.
  • Esta creación de objetos de periodificación para un pedido se puede realizar
    • Sin conexión, después de crear el pedido.
       Los pedidos existentes se transfiere al accrual engine mediante la transacción POAC_MM2ACE_TRANSFER.
    • En línea, cuando se crea el pedido en la gestión de materiales.
  • Nota: Los objetos de periodificación para pedidos se pueden visualizar utilizando la transacción POACTREE03.
• Una vez que se ha creado un (sub)objeto de periodificación para un pedido (posición), el Accrual Engine calculará y contabilizará las periodificaciones al final de cada período. Un período suele ser el período contable, pero el accrual engine también admite otras frecuencias, como días, trimestres o ejercicios.
• Opcionalmente, durante el cierre del período, se puede realizar una revisión manual de los importes de periodificación calculados antes de que se contabilicen.
• Por último, durante el cierre del período, contabilice las periodificaciones iniciando la ejecución de contabilización de periodificación periódica.

Integración offline de Accrual Engine con pedido

• Al preparar la entrada en productivo con periodificaciones de pedido, es muy probable que ya existan pedidos que se hayan creado previamente. Estos pedidos se pueden transferir al accrual engine mediante la transacción POAC_MM2ACE_TRANSFER. Esta transacción está disponible en la IMG como actividad Transferir pedidos de gestión de materiales al Accrual Engine, consulte la transacción ACEIMG: Aplicaciones de Accrual Engine -> Periodificaciones de pedido -> Transferencia de pedidos de Gestión de materiales a Accrual Engine -> Transferir pedidos de Gestión de materiales al Accrual Engine.
• También puede utilizar este programa para actualizar objetos de periodificación existentes, por ejemplo, en caso de que haya modificado el customizing a pesar de que ya se haya creado un objeto de periodificación para el pedido.

 

Integración online de Accrual Engine con pedido

• Después de verificar que las parametrizaciones de customizing realizadas conducen a las periodificaciones que espera, puede activar la integración en línea del pedido de gestión de materiales con el Accrual Engine:
  • Una vez que haya activado la integración online, la creación de un nuevo pedido también creará directamente un objeto de periodificación, en caso de que este pedido sea relevante para las periodificaciones.
    Ya no es necesario utilizar la transacción POAC_MM2ACE_TRANSFER para transferir el pedido al Accrual Engine.
  • Al modificar el pedido también se actualizarán los datos del objeto de periodificación de forma correspondiente.

• La activación de la integración online se realiza en la variante en la actividad IMG –> Definir tipos de pos.periodificación y métodos para posiciones de pedido MM , véase la captura de pantalla.
• En este punto de la parametrización vamos a definir para qué pedidos y posiciones de pedido se contabilizan las periodificaciones y qué algoritmo se utiliza para calcular los importes de periodificación.

• Dado que cada sociedad se puede asignar a una variante diferente, significa que la integración online se puede activar a nivel de sociedad.

A seguir pongo los pantallazos que he sacado de la ayuda del customizing, en esta ayuda está explicado en detalle todos los tipos de periodificaciones y los métodos para posiciones de pedidos MM.

Customizing integración pedido con accrual engine: Actividad IMG principal

• Para decidir si se debe crear un (sub)objeto de periodificación para un pedido (posición), el sistema evalúa las opciones del customizing. Se pueden actualizar mediante la transacción ACEIMG, en el punto de parametrización >>Transferencia de pedidos de MM al Accrual Engine. >> Definir tipos de posición de periodificación y métodos para posiciones de pedido MM.
• Estas parametrizaciones son válidas para ambas opciones: integración sin conexión y en línea entre el Accrual Engine y el pedido.

 

Pasos durante la transferencia de pedidos al Accrual Engine

• Durante la transferencia de pedidos al Accrual Engine, offline y online, el sistema realiza los siguientes pasos:

1. El sistema selecciona las posiciones de pedido que son relevantes para la periodificación, es decir, para las que existe una entrada para el tipo de documento de pedido y la categoría de posición de pedido en la IMG >> Definir tipos de posición de periodificación y métodos para posiciones de pedido MM >> Definir tipo de posición de periodificación y método basado en posición de pedido.

2. Después, el sistema decide según qué algoritmo se calcularán las periodificaciones: Para determinar el algoritmo correcto, el sistema primero clasifica la posición de pedido con respecto a las periodificaciones.

3. Una vez realizada la clasificación, el sistema determina las fechas de Inicio de la vigencia y Fin de la vigencia, es decir, el intervalo de fechas en el que se contabilizarán las periodificaciones.

4. A continuación, el sistema determina las clases de posición de periodificación y los métodos de periodificación (=algoritmo) para este subobjeto de periodificación.

5. Finalmente, el sistema crea (o actualiza) el subobjeto de periodificación en el Accrual Engine

Nota: Los pasos anteriores pueden verse influenciados no solo por el Customizing, sino también por el BAdI BADI_POAC_MMPO_2_ACE_TRANSFER.

Paso 4: Determinar las clases de posición de periodificación y los métodos de periodificación

• Después de clasificar la posición de pedido, los tipos de posición de periodificación y los métodos de periodificación se derivan en función de las entradas de tabla en la actividad
  Customizing >>>Definir tipos de posición de periodificación y métodos para posiciones de pedido MM -> Definir tipo de posición de periodificación y método basado en posición de pedido.

Visualizar objeto de periodificación: Transacción POACTREE03

• Puede verificar el resultado de la transferencia de un pedido al accrual engine utilizando la transacción POACTREE03.
• Esta transacción muestra el (sub)objeto de periodificación:
  • Datos que se han replicado desde la posición de pedido, como el importe total de la posición de pedido y la vida útil.
  • Datos que se han derivado durante la transferencia al accrual engine como las clases de posición de periodificación y sus métodos de periodificación.
  • Periodificaciones calculadas (calculadas sobre la marcha, no guardadas), contabilizaciones e información de revisión/aprobación para los períodos individuales.

 

Actividad opcional de cierre del período: Revisar y aprobar importes de periodificación

Revisión de importes de periodificación periódica: Motivación

• Por defecto, el Accrual Engine calcula los importes de periodificaciones periódicas como costes planificados menos costes reales. Esto significa que el sistema asume que los costes planificados reflejan la realidad.
• Ejemplo: al 31.05.2021, el sistema propone el importe de 2.000 EUROS como importe de periodificación para la posición 10 del pedido 4711: Los costes planificados se calcularon en 5.000 EUR, pero las facturas contabilizadas para esta posición de pedido son solo de 3.000 EUR.
  Los costes planificados de 5.000 EUR se han calculado mediante una linealización del valor neto de la posición de pedido de 12.000 EUR a lo largo de la vida útil del pedido, que es el intervalo de fechas entre la creación del pedido en 01/2015 y la fecha de entrega del suministro final planificado en 12/2021.
  El importe de periodificación de 2.000 EUR significa que el sistema asume que la empresa ha recibido las mercancías o servicios con un valor de 5.000 EUR y solo la factura aún no se ha contabilizado por algún motivo, por ejemplo, porque el proveedor aún no ha enviado la factura.
• Por lo tanto, los importes de periodificación que se calculan de esta manera por el Accrual Engine son solo una propuesta basada en un supuesto.
• Como consecuencia, tiene sentido que las periodificaciones propuestas sean revisadas por una persona que pueda juzgar si la suposición es correcta o no.
• En lugar de revisar los importes de periodificación directamente, se recomienda revisar los costes planificados en su lugar. Consulte la siguiente diapositiva para obtener más detalles.

Diferencia entre revisión y aprobación

• La revisión y aprobación de importes de periodificación periódica se implementan de la siguiente manera en el Accrual Engine:
  • La revisión siempre es una actividad opcional: si nadie realiza la revisión de los importes de periodificación propuestos para la posición de pedido indicada, el sistema contabilizará el importe de periodificación propuesto.
  • Autorización significa que el sistema contabilizará el importe de periodificación propuesto para la posición de pedido solo si el autorizador ha concedido su autorización.
  • Ambos pasos, la revisión y la aprobación de los importes de periodificación periódica, pueden estar activos al mismo tiempo.
    • De este modo, se puede establecer un sistema de principio de 4 ojos (verificación doble): por ejemplo, el propietario del pedido realiza la revisión de los importes de periodificación y, a continuación, un contable de contabilidad general realiza la aprobación.

• En ambos pasos, tanto la revisión como la aprobación, el revisor/aprobador puede ajustar los importes de periodificación propuestos:
  • Si el revisor/autorizado ajusta el importe de periodificación propuesto para una posición de pedido, debe introducir un código de motivo y, opcionalmente, también un comentario por el que ha ajustado el importe de periodificación. El sistema escribe documentos de modificación cada vez que un usuario ajusta un importe de periodificación. Los documentos de modificación se pueden visualizar con la transacción POACTREE03 >> Visualizar modificaciones. En las pantallas de revisión y autorización, se pueden añadir anexos que expliquen por qué se ha ajustado el importe de periodificación.

Revisión de costes planificados en lugar de periodificaciones

• Si el accrual engine calcula las periodificaciones como costes planificados menos costes reales, que es el valor por defecto y muy recomendado, debería activar la revisión (y/o autorización) no para los importes de periodificación, sino para los costes planificados.
• Realizar la revisión/aprobación de los costes planificados puede sonar sorprendente a primera vista, pero resulta ser más adecuado por varios motivos:
  • Motivos para revisar los costes planificados (en lugar de las periodificaciones directamente):
    • 1)A veces, los revisores no son contables, sino jefes de proyecto, etc.: en general, no saben qué son las periodificaciones.
    • 2)Facturas atrasadas / entradas de mercancías después de que se haya finalizado la revisión/aprobación: Las periodificaciones se reducirán automáticamente en el importe de la factura/entrada de mercancías.
    • 3)A veces se revisa el porcentaje de finalización: el porcentaje de finalización representa un progreso. Son los costes planificados los que representan este progreso, no las periodificaciones, que representan los costes que faltan.

Revisar+Autorizar: Pasos de proceso al utilizar SAP GUI

Se pueden realizar los siguientes pasos para la revisión y/o aprobación de periodificaciones periódicas:

1.Generar propuestas:
Antes de que se pueda realizar la revisión o aprobación al final del período fiscal, se tienen que generar los montos devengados propuestos. Esto se realiza mediante la transacción ACEPROPOSALRUN. Esta transacción normalmente se ejecuta después de que la última factura y la entrada de mercancías se hayan contabilizado para el período contable.

2.Realizar una revisión de los importes de periodificación propuestos.
Para revisar, están disponibles las siguientes transacciones específicas de rol:

–Para responsable del pedido: Transacción FACRARVWBU

-Nota: Solo se admite la revisión para el creador de la orden de compra en la versión 1809. (Aún) no se admite la aprobación.

–Para controlador: Transacción FACRARVWCO

-Nota: Solo se admite la revisión para el controller  en la versión 1809. (Aún) no se admite la aprobación.

3.Realizar la aprobación de los importes de periodificación propuestos o revisados.
La aprobación se puede realizar de forma adicional o en lugar de la revisión.
Actualmente solo se admite el contable de libro mayor como autorizador:

–Para contable de libro mayor: Transacción FACRAAPPRVGL

-Nota: Solo se admite la aprobación para el contable de contabilidad general en la versión 1809. (Aún) no se admite la revisión.

4.Una vez realizada la revisión/aprobación, se pueden contabilizar las periodificaciones.
Esto se realiza mediante la transacción ACEPOSTINGRUN.

Revisión: Pasos de proceso al utilizar IU de Fiori

Se pueden realizar los siguientes pasos para la revisión y/o aprobación de periodificaciones periódicas:

1.Generar propuestas:
Antes de que se pueda realizar la revisión o aprobación al final del período fiscal, se tienen que generar los montos devengados propuestos. Esto se realiza mediante el modelo de job Accrual Engine para pedidos – Proponer importes de período. Este job realiza lo siguiente:

–Calcular y grabar los costes planificados, los costes reales (resumiendo las facturas de proveedor contabilizadas, etc.) y las periodificaciones (como costes planificados menos costes reales).

–Genere work items en la aplicación Fiori Mi bandeja de entrada del propietario del pedido.

Este job se suele ejecutar después de que se haya contabilizado la última factura y la entrada de mercancías para el período contable, pero también se puede ejecutar a mitad del período: en el último caso, los costes reales y las periodificaciones pueden no ser finales, pero los costes planificados pueden calcularse correctamente mediante el método de periodificación, y la revisión de los costes planificados/PoC puede iniciarse posteriormente.

2.Realizar una revisión de los importes de periodificación propuestos.
Para revisar, están disponibles las siguientes IU específicas de rol:

–Para el responsable por el pedido: Work item en aplicación Fiori Mi bandeja de entrada
 Importante: Los work items solo se generan si el importe de periodificación supera el umbral superior definido en la configuración.

–Para el controller: Aplicación Fiori Revisar periodificaciones de pedido – Para contable de costes

Nota: La revisión de los importes de periodificación es opcional: Si el propietario del pedido o el contable de costes no realiza la revisión, el sistema contabilizará el importe propuesto. El proceso de revisión también se puede desactivar en Configuración. Otra opción es omitir el job de propuesta y solo ejecutar el job de contabilización de periodificación al final del período:

3.Una vez realizada la revisión, se pueden contabilizar las periodificaciones.
Esto se realiza utilizando el modelo de job Accrual Engine para pedidos – Ejecución de contabilización periódica.

Revisar en Mi bandeja de entrada (responsable del  pedido):

 

Notificaciones por correo electrónico

• El workflow se puede configurar para generar correos electrónicos cada vez que se crea o reenvía un work item a otro usuario.
• El ID de escenario de workflow es WS78500077.
  Por lo tanto, el ID de la plantilla de correo electrónico será YY1_78500077_CRT_ALL.
• Según el blog, las siguientes aplicaciones Fiori son relevantes:
  • Existe un grupo de aplicaciones Fiori llamado Administrador de workflow; incluye, por ejemplo,
  • Actualizar plantillas de correo electrónico
  • Visualizar transmisiones de correo electrónico
  • Logs de aplicación: Utilizar subcategoría WIM_ACTION

Determinación del receptor para el work item de revisión

• Los work items que solicitan al propietario del pedido que realice la revisión de las periodificaciones (o porcentaje de finalización) para una posición de pedido en un período determinado se generan mediante el modelo de job Periodificaciones para pedidos – Proponer importes de período.
• Estos work items aparecerán en la aplicación Mi bandeja de entrada.
• Por defecto, el sistema determina el receptor del work item según la siguiente lógica:
  • Si un ID de usuario se introduce en la posición de pedido como destinatario de mercancías, este usuario será el receptor del work item: El work item aparecerá en la aplicación Mi bandeja de entrada de este usuario.
  • Si no se introduce ningún ID de usuario válido como destinatario de mercancías de la posición de pedido, el sistema utilizará el solicitante de la posición de pedido.
  • Si no se introduce ningún ID de usuario válido o este no es válido como solicitante en la posición de pedido, el sistema utiliza el Creador de la posición de pedido.

Si esta lógica no se ajusta a sus necesidades, puede utilizar la aplicación Fiori Gestionar workflows para revisión de periodificaciones de pedido para configurar la lógica de cómo se determina el receptor del work item.

• • En REO CE 1811 esta lógica no puede ser modificada por la configuración.
    De REO CE 1902 la lógica se puede modificar mediante la aplicación Fiori Gestionar workflows para la revisión de periodificaciones de pedido.

• Tenga en cuenta que se debe introducir un ID de usuario, no un Nombre de usuario, en los campos mencionados de la posición de pedido. El motivo técnico es que el nombre de usuario tiene 40 caracteres, lo que es demasiado largo y no encaja en el campo Destinatario de mercancías, por ejemplo.

Determinación de receptor: Captura de pantalla de pantalla de visualización de pedido

Determinación de receptor: Configurar workflow

Aplicación Fiori “Revisar periodificaciones de pedido – Para control de costes”

Aplicación Fiori: “Revisar acumulaciones de órdenes de compra para el control de costes“

Con esta aplicación, puede revisar las acumulaciones de órdenes de compra y ajustar los costos revisados ​​en la moneda de transacción. Para las acumulaciones de órdenes de compra, puede elegir que se revisen los montos devengados antes de que el sistema los registre. Con esta opción, un revisor puede verificar los costos planificados periódicos que propone el sistema y ajustarlos si es necesario.
Según el rol que se le asigne, puede realizar las siguientes tareas:

• Revisar acumulaciones de órdenes de compra en el nivel de objeto de costo
• Ver montos acumulados en la moneda del grupo
• Confirmar la revisión de los importes devengados
• Ajustar los importes devengados y revisar en masa los importes revisados

Imagen de revisión alternativa SAP GUI 

Transacción FACRARVWCO: Revisar periodificaciones periódicas para objeto de coste

Puede utilizar esta transacción para revisar Mi objeto de coste antes de contabilizarlo. En este programa decide si ajustar los importes, actualizar el código de motivo y los comentarios y fijar los importes como revisados.

Condiciones previas

• El componente de aplicación es Revisar autorización activado.

• Ha ejecutado Proponer importe de período para generar los importes periódicos propuestos.

Volumen de función

Ledger

S/4HANA Accrual Engine está perfectamente integrado en el libro mayor.

El sistema calcula las periodificaciones a nivel de libro. A continuación contabiliza las contabilizaciones mediante un grupo de ledgers.

Puede asignar uno o varios grupos de ledgers a una posición de periodificación mediante Definir tipos de posición de periodificación. El sistema calcula las periodificaciones solo para el ledger representativo de este grupo de ledgers. El ejercicio y el período contable se derivan de las opciones en el libro mayor para el ledger representativo.

 

Moneda múltiple

Con SAP S/4HANA Accrual Engine el sistema puede calcular periodificaciones y realizar las contabilizaciones correspondientes en los diferentes tipos de moneda. Si utiliza más monedas que la moneda propuesta (tipo de moneda 00), el sistema realizará una conversión de moneda para estas monedas adicionales.

Puede realizar las opciones relevantes mediante Asignar tipos de moneda a tipos de posición de periodificación. Si selecciona la opción de tratamiento de monedas Calculado por libro mayor (por conversión de moneda), el sistema utilizará los tipos de cambio basados en las siguientes fechas para la conversión de moneda:

•La fecha de sistema para el importe total como se visualiza en la pestaña Datos de posición;

•El último día para los importes de cada período como se visualiza en la pestaña Periodificaciones calculadas.

Importe marcado

Si ve un importe marcado en azul, indica que el importe se ha modificado desde el último ajuste, revisión o aprobación. Puede que necesite considerar un reajuste y una revisión o aprobación de nuevo. Por defecto, el importe marcado puede ser el importe propuesto en moneda de transacción (en componente de aplicación Periodificaciones manuales) o los costes plan en moneda de transacción (en el componente de aplicación Periodificaciones de pedido).

Puede que vea importes marcados en las siguientes vistas:

• Revisar periodificaciones periódicas para objeto de coste (transacción: FACRARVWCO)

• Revisar periodificaciones periódicas para Mis pedidos (transacción: FACRARVWBU )

• Aprobar periodificaciones periódicas (transacción: FACRAAPPRVGL)

El resaltado se podría dar en cualquiera de los siguientes casos:

• Haga clic en Actualizar importes.

• Alguien más hace clic en Actualizar importes cuando está revisando o aprobando importes de periodificación.
• Se ejecuta una ejecución de propuesta antes de que acceda a la vista de revisión o aprobación.

En este programa podría obtener el importe propuesto de nuevo haciendo clic en Propuesta de importe de periodificación. También puede visualizar la información detallada para la posición de objeto real haciendo clic en Referencia para objeto de periodificación. Vea más funciones del programa en la lista siguiente:

• Visualice el adjunto existente o cree uno nuevo para la posición de objeto de periodificación seleccionada.

• Se le puede requerir que introduzca el código de motivo y comentarios.

• Fije los importes de periodificación como revisados o autorizados uno a uno o realice una selección en masa. Para ello, seleccione posiciones múltiples y haga clic en Fijar como revisado. De manera parecida, puede compensar las posiciones revisadas.

Selección

Para limitar los importes de periodificación visualizados, puede realizar entradas en los criterios de selección restrictivos en la pantalla de selección.

• Estado del ciclo de vida
• Tipo de Revisión
• Tipo de Aprobación
• Estado de Revisión
• Estado de aprobación

Salida

Obtendrá una lista de posiciones de objeto de periodificación con la siguiente información basada en los criterios de selección:

• Estado de revisión y de autorización

• Los campos relativos al objeto de periodificación

• Los campos relativos a los datos periódicos

• • Importe de periodificación

• • Código de motivo

• • Comentario

• • Casilla de verificación Revisión/Aprobación

Actividades

• Concepto de autorizaciones:

• • Verificación de autorización en vista CDS. Debe disponer como mínimo de una de las siguientes autorizaciones del objeto F_ACE_PER para la combinación (empresa / clase de periodificación / principio de contabilidad) para visualizar datos.

• • 03 – Visualizar

• • 39 – Revisar

• • F1 – Autorizar

• • Verificación de autorización en BADI. Puede definir su propia lógica para filtrar datos en la verificación de autorización. Marque Ampliar lógica de verificación de autorización.

 

Este blog es el primer de una serie de 3. En el segundo blog les voy a contar al respecto de “Contabilización y anulación de importes de periodificación” 

 

Espero que este blog tenga sido informativo.

 

 Source: https://blogs.sap.com/2022/09/25/periodificacionde-pedido-de-compra-con-accrual-engine-sap-s-4hana-on-premise/